Agent d'accueil (H/F/X)

Vous dépendez du Directeur du département SIL qui rapport au Directeur Général.

Vous accueillez et orientez les visiteurs, réceptionnez les appels téléphoniques et réalisez diverses tâches administratives et de support afin de contribuer à l’atteinte des objectifs opérationnels du service dans le respect des obligations légales et délais fixés.

Votre fonction :

• Accueillir et enregistrer les visiteurs (patients, travailleurs, fournisseurs, représentants,…) et les orienter en fonction de leur demande ;
• Répondre aux demandes internes et externes (appels téléphoniques, visites, mails, fax,…) de divers interlocuteurs et les transmettre aux personnes concernées le cas échéant ;
• Gérer le courrier entrant et sortant
  • Trier le courrier entrant (courrier postal et colis) par département / service ;
  • Travailler avec les messagers et le service admission (vérifier la présence des patients pour les recommandés,…) ;
  • Collaborer avec B-POST pour la gestion du courrier entrant et sortant ;
• Fournir une assistance administrative aux départements et à la Direction Générale
  • Réceptionner divers documents administratifs (factures, demandes d’admission, attestations, certificats, documents d’administration du personnel ;
  • Récolter des informations complémentaires auprès de divers interlocuteurs internes et externes ;
  • Traiter et encoder les documents reçus conformément aux procédures dans les systèmes de gestion prévus ;
  • Gérer et traiter des dossiers administratifs (rédactions de courrier, note, formulaire, compte-rendu, tableaux, etc…) ;
  • Assurer le tri, le classement et l’archivage des dossiers traités ;
  • Exécuter diverses tâches administratives (photocopies, expédition de courrier interne et externe, fax, e-mails, rappels,…) ;
  • Collaborer avec les employés des départements (secrétaires de départements, autres employés de l’accueil, agents de gardiennage, etc.) ;
  • Le cas échéant, passer des commandes de petit matériel au service Achats après approbation du supérieur ;
  • Intervenir dans la gestion des salles de réunions et collaborer avec les services logistiques pour l’organisation des réunions (hôtellerie, cuisine…) ;

Conditions requises :

• Être titulaire d’un CESS

Seuls les candidats répondant aux conditions requises et possédant un dossier complet (lettre de motivation + C.V. + diplôme) pourront être convoqués à un entretien de sélection.

Nos responsables de sélection sont formés à la diversité et à l’égalité des chances. Votre couleur de peau, sexe, âge ou handicap,… ne jouent aucun rôle dans l’évaluation de vos compétences. Si vous souffrez d’un handicap, d’un trouble ou d’une maladie, vous pouvez demander une adaptation de la procédure de recrutement en précisant quels sont vos besoins.

Nous pourrons également envisager ensemble, si cela s’avère nécessaire, un aménagement du contenu de la fonction ainsi que du poste de travail.

Compétences requises / à développer :

Conditions d’exercice de la fonction :

• Barème IFIC Code 1079 – Catégorie 10
• Contrat à durée déterminée à ¾ temps (2 postes disponibles)

Modalité d'introduction des candidatures :

Les candidatures complètes doivent être envoyées via le site internet www.marronniers.be ou par courrier à Madame Valérie LAHIER, Directeur des Ressources Humaines : 94 Rue Despars 7500 TOURNAI